FAQs der Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung ist dazu da, damit Eigentümer einer WEG über den Status informiert werden. Hierbei werden auch Vorhaben beschlossen, die die Instandhaltung der Immobilie betreffen. Ein weiterer Punkt sind Veränderungen, wie z. B. eine neue Technologie in der Energieverarbeitung (neue Heizung, Sonnenenergie etc.). In der Eigentümerversammlung werden auch die jährlichen Abrechnungen besprochen und deren Einwände behandelt. Der Verwalter wird zudem entlastet, neu gewählt für einen neue Periode oder auch abgewählt. Das Stimmrecht kann in Form von anteiligen Personen oder anhand von Eigentumsanteilen bestimmt werden.

Grundsätzlich kann sich jeder Wohnungseigentümer durch jede beliebige Person bei der Eigentümerversammlung vertreten lassen. Die Wohnungseigentümer können daher eine andere Person zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigen.

Kann sich ein Wohnungseigentümer in der Wohnungseigentümerversammlung vertreten lassen? In der Gemeinschaftsordnung der Wohnungseigentümer ist in der Regel eine sogenannte Vertreterklausel enthalten. Sie beschränkt die Vertretung auf einen überschaubaren Personenkreis (Ehegatte, nahe Angehörige, Verwalter).

Mindestens einmal im Jahr ist es die Pflicht einer Hausverwaltung, alle Eigentümer zu einer Versammlung einzuberufen. Diese ist nicht öffentlich. Ob derzeit solche Versammlungen trotzdem überhaupt stattfinden dürfen, kommt auf die Regelungen des jeweiligen Bundeslandes an.

Die Wohnungseigentümerversammlung muss mindes- tens drei Wochen im Vorhinein einberufen werden, es sei denn, es liegt ein besonders dringlicher Fall vor (§ 24 Absatz 4 Satz 2 WEG). Gut zu wissen: Wird die Frist zur Einberufung nicht eingehalten, so folgt daraus nicht, dass die gefassten Beschlüsse ungültig sind.

Im Einladungsschreiben sind Zeit und Ort der Wohnungseigentümerversammlung anzugeben. Von erheblicher Bedeutung ist daneben die Tagesordnung, denn gemäß § 23 Abs. 2 WEG ist es für die Gültigkeit von Beschlüssen erforderlich, dass der Gegenstand der Beschlussfassung in der Einladung bezeichnet ist.

Auch der Inhaber eines dinglichen Wohnrechts oder eines Dauerwohnrechts hat kein Stimmrecht. Weder Nießbraucher noch Wohnberechtigter sind demnach zur Versammlung zu laden. Sie haben aus dem Grundsatz der Nichtöffentlichkeit der Eigentümerversammlung auch kein Teilnahmerecht.

Eine Eigentümerversammlung ist beschlussfähig, sobald mindestens ein Wohnungseigentümer anwesend ist. Einzige Voraussetzung für diese Person ist, dass sie ein Stimmrecht besitzt. Diese Regelung existiert erst seit der WEG-Reform 2020.

Wichtig zu wissen: Der Hausverwalter muss für die Eigentümerversammlung einen Termin wählen, der „verkehrsüblich und zumutbar“ ist. Dazu gehört beispielsweise der Abend eines Wochentages.

Tagesordnungspunkte vorstellen. Diskussionen leiten. Abstimmungen durchführen. Beschlüsse in die Beschlusssammlung eintragen.

Bei dringenden Instandhaltungsmaßnahmen darf auch der Verwalter ohne Beschluss der Eigentümer:innen tätig werden (§ 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG). Dringende Instandhaltungsmaßnahmen sind solche, bei denen das Abwarten einer Entscheidung der Eigentümerversammlung zu einer Gefahr des Gemeinschaftseigentums führen würde.

Welche Stimmrechte gibt es in der Eigentümerversammlung?
Sofern in der Teilungserklärung keine ausdrückliche Regelung zum Stimmrecht vorhanden ist, gilt grundsätzlich das sogenannte „Kopfprinzip“ gemäß § 25 Abs. 2 WEG. Danach steht jedem Wohnungseigentümer, unabhängig davon, wie viele Wohnungen bzw. Einheiten in seinem Eigentum stehen, nur eine Stimme zu.

Ein Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung ist ungültig, wenn er nicht den Regelungen des WEG-Gesetzes bzw. den Grundsätzen ordnungsmäßiger WEG-Verwaltung entspricht, die durch das Gesetz und die Rechtsprechung definiert werden.

Ja, seit der WEG-Reform vom 01.12.2020 dürfen Eigentümer gemäß § 23 Abs. 1 WEG alle oder einzelne Rechte während der Eigentümerversammlung auch in elektronischer Form wahrnehmen. Damit wird die Möglichkeit einer digitalen Eigentümerversammlung eröffnet.
Die Option einer digitalen Teilnahme muss vorher durch eine einfache Mehrheit der Wohnungseigentümer in einer Eigentümerversammlung festgelegt werden.
Damit ergibt sich die Chance, eine Eigentümerversammlung auch vollständig digital durchzuführen. Allerdings darf kein Eigentümer zur digitalen Teilnahme gezwungen werden. Wenn ein Eigentümer den Bedarf einer physischen Teilnahme äußert, ist die Hausverwaltung dazu angehalten, entsprechende Räumlichkeiten bereitzustellen.

Wie bei einer Eigentümerversammlung vor Ort, müssen auch bei einer digitalen Veranstaltung einige Voraussetzungen im Voraus erfüllt werden.
Zunächst steht die Auswahl eines geeigneten Videokonferenzsystems auf der Agenda. Die Software muss auf jeden Fall sicherstellen, dass die Nichtöffentlichkeit der Eigentümerversammlung gewahrt wird und nur berechtigte Personen Zugang zur Sitzung erhalten.
Darüber hinaus muss das ausgewählte Konferenzsystem DSGVO-konform sein. Neben den klassischen Videokonferenzsystemen (z. B. Zoom) gibt es auch spezielle Konferenzsysteme für digitale Eigentümerversammlungen, wie z. B.
Im Vorfeld muss ebenfalls geklärt werden, welche Rechte die Teilnehmenden bei einer virtuellen Veranstaltung haben. Dürfen diese Eigentümer nur an den Abstimmungen teilnehmen oder sich auch an Diskussionen beteiligen und Anträge stellen? Außerdem muss festgehalten werden, wie damit umgegangen wird, wenn die Internetverbindung abbricht und nicht zeitnah wiederhergestellt werden kann.
Um solche Ausfälle möglichst zu vermeiden, sollte jeder der Teilnehmenden darauf achten, dass er an seinem Teilnahmeort über eine stabile Internetverbindung verfügt.
Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen. Dies kann sowohl klassisch per Brief, jedoch auch per E-Mail, SMS oder WhatsApp geschehen. Mit der WEG-Reform hat sich die Ladungsfrist auf drei Wochen verlängert. Diese Frist ist zu wahren, damit die gefassten Beschlüsse rechtssicher sind. Es können Einladungen heutzutage direkt über eine Online-Verwaltungsplattform an alle Eigentümer digital verschickt werden. Somit spart sich die WEG Portokosten und Stress mit verloren gegangenen Briefen.

Da das WEG-Gesetz keinen gesonderten Ablauf bei einer digitalen Teilnahme von Eigentümern an der Versammlung vorsieht, läuft eine digitale Eigentümerversammlung fast identisch zu einer realen Versammlung ab.
Trotzdem führt die Digitalisierung selbstverständlich dazu, dass Abläufe angepasst werden müssen:
1. Sicherstellung der Nichtöffentlichkeit: Bei einer Eigentümerversammlung handelt es sich um eine WEG-interne Sitzung, an welcher ausschließlich „berechtigte Personen“ teilnehmen dürfen. „Berechtige Personen“ sind die Eigentümer, der Hausverwalter oder Personen, welche über eine Vollmacht durch den Eigentümer verfügen. Dies muss auch bei einer digitalen Versammlung sichergestellt werden. Um dies zu gewährleisten, ist es denkbar, dass individuelle Passwörter für den Zugriff auf das Konferenzsystem mit der Einladung verschickt werden. Eine andere Möglichkeit wäre die Verifikation mittels eines QR-Codes am Tag der Versammlung.
2. Überprüfung der Teilnehmenden: Damit für alle Teilnehmenden ersichtlich ist, wer wer ist, sollten sich die digital teilnehmenden Personen mit ihrem Klarnamen im Konferenzsystem anmelden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, dass der Verwalter eine Personenüberprüfung mittels Videofunktion vornimmt und dies entsprechend im Protokoll vermerkt.

Durch die digitale Teilnahmemöglichkeit entstehen Mehrkosten. Beispielsweise durch die Nutzung des Konferenzsystems. Bei der Frage nach der Umlegung der Kosten auf die Eigentümer muss beachtet werden, dass nur solche Kosten umgelegt werden können, welche für die konkrete Versammlung entstanden sind.
Die Möglichkeit einer digitalen Teilnahme soll den Eigentümern eine höhere Flexibilität ermöglichen und damit die Anzahl der Teilnehmenden möglichst erhöhen. Allerdings hat diese Flexibilität Grenzen: Da bei Eigentümerversammlungen das Prinzip der Nichtöffentlichkeit gewahrt werden muss, ist eine digitale Teilnahme beispielsweise aus einem Café oder einem anderen öffentlichen Gebäude nicht möglich.
Im Vorfeld sind die Teilnehmenden darüber zu informieren, dass Bild- und Tonmitschnitte der Versammlung nicht gestattet sind.
Wenn die Eigentümerversammlung aufgezeichnet wird, muss im Vorfeld die Zustimmung aller Teilnehmenden zur Aufzeichnung eingeholt werden. Ohne Zustimmung darf die Eigentümerversammlung auch zu Protokollzwecken nicht aufgezeichnet werden. Auch bei der digitalen Durchführung einer Eigentümerversammlung gilt, dass jede Stimme nur einmal abgegeben werden darf.

Wenn Eigentümer aus einer älteren Generation kommen, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Umgang mit digitalen Konferenzsystemen keine Erfahrung besitzen und daher von der Möglichkeit einer virtuellen Teilnahme ausgeschlossen werden. Insbesondere in Zeiten der Pandemie ist dieser Ausschluss nicht wünschenswert. Es ist daher sinnvoll, in der Vorbereitung zur Eigentümerversammlung einen Test-Call zu ermöglichen, bei welchem alle Funktionen erklärt und ausprobiert werden können.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass digitale Meetings einen erhöhten Moderationsaufwand gegenüber physischen Treffen aufweisen. Hierauf sollte sich der Versammlungsleiter einstellen. Je nach Anzahl der Teilnehmenden kann es hilfreich sein, ein WEG-Mitglied um Unterstützung zu bitten.
Es ist ebenfalls empfehlenswert, die Teilnehmenden im Vorfeld auf die digitale Netiquette hinzuweisen. Dies bedeutet unter anderem, dass alle Personen, welche nicht sprechen, ihr Mikrofon stumm schalten, um Nebengeräusche sowie Hallen zu vermeiden.
Ferner ist die Wahrscheinlichkeit, dass man einer anderen Person ins Wort fällt, aufgrund der Latenzen in der Verbindung erhöht. Für eine reibungslose Kommunikation ist es daher sinnvoll, wenn Personen einen kurzen Moment warten, bevor sie mit dem Sprechen beginnen.
Kommt es während einer Präsentation oder einer Antragstellung zu Fragen, sollten diese im Chat gesammelt und im Anschluss beantwortet werden. Selbstverständlich können Sie auch digital Ihre Hand heben, um dem Versammlungsleiter zu signalisieren, dass Sie eine Frage haben. Diese Funktion bieten alle gängigen Videokonferenzlösungen an.

Die Vorteile einer Online-Eigentümerversammlung sind mannigfaltig:
• Die Abhaltung einer Versammlung in digitaler Form spart den Eigentümern die Kosten für die Anmietung entsprechender Räumlichkeiten.
• Die Terminfindung wird vereinfacht, da auf eine räumliche Anwesenheit bei der Planung keine Rücksicht genommen werden muss. Eigentümer können theoretisch von jedem Ort der Welt teilnehmen, solange sie dort über einen Internetzugang verfügen.
• Eigentümer, welche ihre Wohnung vermieten und daher zur Versammlung anreisen müssen, spart die digitale Eigentümerversammlung Kosten für die Anreise sowie einer möglichen Hotelübernachtung.

Das Protokoll gibt nicht die persönlichen Ansichten des Protokollanten, sondern die Ergebnisse der Besprechung wieder. Beschränken Sie sich also ausschließlich auf das, was tatsächlich besprochen wurde. Verzichten Sie auf jegliche Form von Wertung, wie zum Beispiel „schmückende“ Adjektive.

Das Protokoll einer Eigentümerversammlung muss gemäß § 24 Abs. 6 S. 2 WEG vom Leiter der WEG-Versammlung (z.B. Hausverwalter) und einem Eigentümer unterschrieben werden. Sollte ein Verwaltungsbeirat bestellt worden sein, ist auch von ihm und seinem Stellvertreter eine Unterschrift erforderlich.

Kann das Sitzungsprotokoll nachträglich geändert werden? Ist das Protokoll erst mal unterschrieben, ist eine Änderung nicht mehr ohne Weiteres möglich! Dafür bedarf es der Unterschrift aller Unterzeichner. Außerdem müssen Sie in so einem Fall einen gesonderten Vermerk über die Änderung anfertigen.

Das Protokoll wird von der in der Vereinssatzung genannten Person oder von einer zu Beginn der Versammlung gewählten Person geführt. Wie der Name schon verrät, ist diese Person dafür zuständig, während der Versammlung ausführliche Notizen zu machen, um im Nachgang ein Protokoll zu erstellen.

Zur Erstellung des Protokolls benötigt der Verwalter die Unterschrift eines auf der Versammlung anwesenden Eigentümers und – sofern ein Beirat vorhanden ist – die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden oder seines Vertreters, § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG.

Bei jeder Eigentümerversammlung muss ein Protokoll erstellt werden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Verantwortlich dafür ist in der Regel der Verwalter. Das Protokoll wird von mindestens zwei Personen unterschrieben.

Was ist eine Vertretungsvollmacht?
Mit einer Vertretungsvollmacht erlauben Sie einer anderen Person, in Ihrem Namen bestimmte Angelegenheiten zu erledigen. Somit ist im Grunde jede ausgestellte Vollmacht eine Vertretungsvollmacht.

Kann jeder eine Vollmacht Schreiben?
Sie können prinzipiell jeder Person eine Vollmacht ausstellen, nicht nur Familienangehörigen. Ebenso können Sie grundsätzlich mehrere Personen bevollmächtigen. Allerdings sollte nur eine Person für den Schriftgut-Empfang vorgesehen sein.

Wenn Sie die Vollmacht handschriftlich ausfüllen möchten, schreiben Sie bitte deutlich lesbar (Druckschrift). Bitte beachten Sie, dass mit der Bevollmächtigung einer anderen Person, wir jeden Schriftwechsel ausschließlich über die von Ihnen bevollmächtigte Person führen.

Neben der rechtsgeschäftlich erteilten Vertretungsmacht existieren Formen der Vertretungsmacht kraft Rechtsscheins, die Dulgungs- und die Anscheinsvollmacht.

Generell gültig ist auch eine Vorsorgevollmacht ohne Notar. Eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung ist nur erforderlich, wenn auch Grundstücksgeschäfte oder gesellschaftsrechtliche Verfügungen möglich sein sollen.

Bevollmächtigte, die die Vorsorgevollmacht anerkennen und die darin geschilderten Aufgaben übernehmen, verpflichten sich, im Sinne des Vollmachtgebers zu handeln. Besteht Anlass für Zweifel, können Angehörige rechtlich dagegen vorgehen. Allerdings gilt: Wer eine Vollmacht bekommt, muss diese nicht zwingend annehmen.

Ein Bevollmächtigter muss bestimmte nicht übertragbare Rechte des Vollmachtgebers achten. Er kann und darf unter keinen Umständen eine inszenierte Eheschließung betreiben. Er darf nicht stellvertretend ein Testament des Vollmachtgebers zu Papier bringen.

Wann ist eine Vorsorgevollmacht ungültig? „Wenn der Aussteller nicht geschäftsfähig war, als er die Vollmacht aufgesetzt hat, ist sie unwirksam“, erklärt Rechtsanwalt Kurze. Eine Person ist nicht geschäftsfähig, wenn sie nicht (mehr) in der Lage ist, selbstständig Rechtsgeschäfte zu schließen.

Ist eine Vollmacht als Kopie gültig?
Eine Vorsorgevollmacht ist nur im Original wirksam. Eine Kopie genügt also nicht – der Bevollmächtigte muss die Vollmacht im Original besitzen, um Sie vertreten zu können und Handlungen in Ihrem Namen durchzuführen. Ohne eine anwaltliche Vollmacht kann dieser nicht handeln. Eine Vollmacht ist nur als Original gültig. Es ist daher sinnvoll, dass Sie die Vollmacht bei einer Person Ihres Vertrauens aufbewahren oder sogar bei einem Notar hinterlegen.