FAQ - Hausverwaltung

Eine Immobilienverwaltung hat die Aufgaben, die Abrechnungen für Eigentümer WEGs, Mieter zu erstellen. Weiterhin übernimmt die Verwaltung den Eigentümern und WEGs die lästige Aufgabe ab, Handwerker zu finden, Angebote anzufragen, zu beauftragen und bis zur Fertigstellung zu bewachten. Eine weitere Aufgabe ist es, Mietverträge und Hausordnungen zu erstellen. Einer der wichtigsten Aufgaben ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Parteien, die mit einer Immobilie zu tun haben, wie z.B. Dienstleister im Handwerk, Energie, Wasserversorgen Arbeitsämter, Sozialämter, Grundbuchämter etc.

Verpflichtend ist eine Verwaltung wenn Sie mindestens 3 Wohnungen in einer WEG haben und der/ein Eigentümer die Aufgaben einer Verwaltung übernehmen möchte.

Im Sondereigentum und in der Mietverwaltung beauftragt der Eigentümer der Immobile die Verwaltung. In einer WEG wird die Verwaltung in einer Eigentümerversammlung durch die Eigentümer bestellt.

Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
Versicherungsabrechnung durchführen
Einweisung Handwerker und Hausmeister
Schlüsselbestellung
Beauftragen von Sachverständigen
Entwicklung von Nutzungskonzepten

Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge
Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Ein Wirtschaftsplan ist eine Aufstellung der erwarteten Einnahmen und Ausgaben für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Immobilie. Er ist sozusagen der Haushaltsplan für die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft.

Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
Führung von Beschlusssammlungen
Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
Beschwerdemanagement
Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen

Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung. Aufstellen einer Hausordnung sowie deren Durchsetzung. Ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums (z.B. Planung von Reparaturen und Modernisierungsmaßnahmen, Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern)

Führen der Beschlusssammlung. Umsetzung von Beschlüssen. Verwaltung der Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft (siehe WEG-Eigenkonto). Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums.

Das Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder. Die Hausordnung und die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzusetzen. Für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie zu sorgen.

Der Verwalter haftet gemäß § 276 Abs. 1 Satz 1 BGB für Vorsatz und Fahrlässigkeit, sofern nichts anderes bestimmt ist. Grundsätzlich haftet der Verwalter also auch für nur leicht fahrlässig verursachte Pflichtverletzungen. Fahrlässigkeit ist bereits dann gegeben, wenn sich der Verwalter verhört oder verspricht.

Der Verwalter hat gegenüber den Eigentümern vor allem einen Anspruch auf ein Verwalterhonorar. Dieser Anspruch ergibt sich regelmäßig aus dem abzuschließenden Verwaltervertrag. Ist keine Vergütungsregelung getroffen, so gilt zumindest die übliche Vergütung als vereinbart.

Sofern die WEG über keinen externen Hausverwalter verfügt, kann die Eigentümerversammlung auch vom Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreter einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG). Ferner kann die WEG auch einen Wohnungseigentümer zur Einberufung der Eigentümerversammlung durch Beschluss ermächtigen.

Hat die Eigentümergemeinschaft keinen Verwalter, kann neben dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter auch ein Wohnungseigentümer die Eigentümerversammlung einberufen. Das setzt voraus, dass der Wohnungseigentümer dazu durch Beschluss der anderen Eigentümer ermächtigt ist, § 24 Abs. 3 WEG.

Laut Wohnungseigentumsgesetz wird eine WEG – wenn sie keine Verwalter*in bestellt hat – durch die Wohnungseigentümer*innen gemeinschaftlich vertreten (§ 9b WEGesetz) – und zwar durch alle Eigentümer*innen, ohne Ausnahme.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer.

Die Sondereigentumsverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung von Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus, das einer Eigentümergemeinschaft gehört. Im Gegensatz dazu bezieht sich die Mietverwaltung auf ein Mehrfamilienhaus, das einem einzigen Eigentümer gehört.

Von den Eigentümern wird ein Verwalter bestellt, der die umfassende Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums übernimmt. Dies umfasst die rechtliche, technische und kaufmännische Geschäftsführung im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer.

Zu den gängigen Aufgaben in der Mietverwaltung gehört zumeist die Verwaltung und das Eintreiben von Mietzahlungen, die laufende Buchhaltung für Wohnungen und gesamte Objekte, das Erstellen von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen sowie die Koordination und Bestellung von Handwerkern bei Sanierungen oder anderen Aufgaben.

Teileigentum besteht aus dem Sondereigentum an nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen eines Gebäudes (z.B. Laden, Büro, Garage etc.) und Miteigen- tumsanteilen an dem gemeinschaftlichen Eigentum (Hausflur, Grundstück, Fassa- de, Dach usw.).

Eine Notverwaltung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann beispielsweise notwendig sein, wenn es überhaupt keinen Verwalter (mehr) gibt, die amtierende Hausverwaltung dauerhaft verhindert ist oder sie sich hartnäckig weigert, die Weisungen der WEG zu befolgen.

Jeder Wohnungseigentümer oder ein Dritter mit berechtigtem Interesse hat einen Anspruch auf Bestellung eines Verwalters (vgl. § 21 Abs. 4 und 5 WEG). Ein dringendes Bedürfnis zur Einsetzung eines Verwalters ist dabei nicht erforderlich.

Suchen Sie eine Notverwaltung mit dem Ziel der Einführung von mehr Transparenz, Engagement und Werterhaltung bzw. –steigerung Ihres Eigentums, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.
Notverwaltung durch einstweilige Verfügung per Gericht

Damit ein solcher Antrag vom Gericht bewilligt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen (besondere Dringlichkeit) vorliegen. Eine reine „Verwalterlosigkeit“ reicht nicht aus. Vielmehr müssen der Eigentümergemeinschaft erhebliche Nachteile drohen, wenn nicht umgehend eine neue Hausverwaltung eingesetzt wird.

Nein, es gibt keine Pflicht zur Bestellung eines zertifizierten WEG-Verwalters.

Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt (vgl. § 26a Abs. 1 WEG).

Im Zuge der WEG-Reform wurde mit § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Vorschrift zum zertifizierten Verwalter eingeführt. Nach dieser können Wohnungseigentümer als Bestandteil der ordnungsgemäßen Verwaltung die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gemäß § 26a WEG verlangen.

Der Anspruch der Wohnungseigentümer auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters besteht ab dem 1.12.2023. Ursprünglich sollten die Wohnungseigentümer bereits ab 1.12.2022 einen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter haben. Die Frist wurde jedoch um ein Jahr verlängert, damit die zuständigen Stellen ausreichend Zeit haben, alle Verwalter, die die Prüfung ablegen wollen, bis zum Stichtag zu prüfen.

Volljuristen, Immobilienkaufleute, Personen mit Studienabschluss mit immobilienrechtlichem Schwerpunkt und Geprüfte Immobilienfachwirte sind zertifizierten Verwaltern gleichgestellt, § 7 ZertVerwV.

Bis Ende Februar 2019 mussten WEG-Verwalter eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO beantragen. Falls diese seit 01.03.2019 nicht vorhanden ist, fehlen also die Voraussetzungen für den Betrieb einer WEG Verwaltung. Die Betriebserlaubnis für den Verwalter ist erloschen und das Gewerbeaufsichtsamt müsste den Betrieb untersagen.

Die SWOT-Analyse (engl. Akronym für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken)) ist ein Instrument der strategischen Planung.

Sie dient der Positionsbestimmung und der Strategieentwicklung von Unternehmen und anderen Organisationen sowie in der Personal- und Führungskräfteentwicklung.

Chancen sind beispielsweise Möglichkeiten, durch neue oder verbesserte Produkte und Dienstleistungen Kunden zu gewinnen oder Stammkunden zu halten. Diese Chancen können durch (attraktive) Angebote von Wettbewerbern oder durch technologische und wirtschaftspolitische Veränderungen gefährdet sein (Risiken). Sobald die Risiken aus Sicht der Verantwortlichen zu groß werden, sind geeignete Maßnahmen einzuleiten. Die Auswahl der Aktionen richtet sich nach der Einschätzung der eigenen Stärken und Schwächen (im Vergleich zum Wettbewerb) durch die Entscheidungsträger.